”Reviderede” Vedtægter for Viby Idrætsforening.

Vedtaget på årsmødet onsdag den 25. maj 2011

§ 1 Navn og hjemsted
Stk. 1 Foreningens navn er ”Viby Idrætsforening”, hvilket i forkortelse gengives som Viby IF.

Stk. 2 Viby IF er stiftet den 9. juli 1918.

Stk. 3 Foreningens hjemsted er i Viby, Aarhus Kommune.

§ 2 Formål
Viby IFs formål er at fremme interessen for idræt, og organisere idrætsudøvelse såvel på elite, som på motionsplan. Viby IF skal herigennem søge at være et naturligt samlingspunkt i området, og sikre alle generationer gode fritidsbeskæftigelsesmuligheder.

§ 3 Struktur og organisation
Stk. 1 Viby IF er i forhold til de idrætsudøvende afdelinger en selvstændig forening, betegnet hovedforeningen. Hovedforeningen hæfter således ikke for afdelingernes forpligtelser, og afdelingerne hæfter ikke for hovedforeningens forpligtelser.

Stk. 2 Hovedforeningens organer er repræsentantskabet, hovedbestyrelsen, forretningsudvalget, samt de af hovedbestyrelsen nedsatte udvalg.

Stk. 3 De idrætsgrene der udøves under hovedforeningen organiseres i selvstændige foreninger, betegnet afdelinger, der ledes af en afdelingsbestyrelse, og som har selvstændig økonomi. En afdeling hæfter ikke for hovedforeningens forpligtelsen eller en anden afdelings forpligtelser.
Afdelingernes vedtægter må ikke indeholde bestemmelser der er i strid med hovedforeningens vedtægter. Er dette tilfældet, er de pågældende bestemmelser ugyldig.

§ 4 Medlemsforhold
Stk. 1 Viby IF består af aktive og passive medlemmer, der er tilsluttet en eller flere afdelinger. Endvidere kan foreningen og afdelingerne udnævne nuværende og tidligere medlemmer til æresmedlemmer.

Stk. 2 Optagelse af medlemmer sker ved anmodning herom til en afdeling, der afgør om medlemskabet kan accepteres.

Stk. 3 Et medlem kan bringe sit medlemskab til ophør ved at indlevere en skriftlig udmeldelse med mindst 1 måneds varsel til afdelingen. Afdelingen kan dispensere fra kravet om skriftelighed og fristen, blandt andet ved sygdom og flytning.

Stk. 4 Afdelingerne kan bringe medlemskabet til ophør i overensstemmelse med reglerne i § 10.

§ 5 Repræsentantskabet
Stk. 1 Repræsentantskabet er Viby IFs øverste myndighed, og her kan træffe beslutninger om alle foreningens forhold.

Stk. 2 Repræsentantskabet består af den til enhver tid værende hovedbestyrelse, samt et antal repræsentanter for hver af foreningens afdelinger.

Stk. 3 Hver afdeling har minimum syv repræsentanter. Herudover har hver afdeling en repræsentant for hvert 50. medlem på grundlag af afdelingens medlemstal pr. 1. januar. Er dette medlemstal således 150 - 199, har afdelingen i alt 10 repræsentanter, og hvis medlemstallet er 300 - 349, 13 repræsentanter.

Stk. 4 Den enkelte afdeling udpeger selv sine repræsentanter. Blandt repræsentanterne skal så vidt muligt være såvel bestyrelsesmedlemmer, trænere som aktive idrætsudøvere.
En repræsentant skal være fyldt 16 år.
Afdelingen skal senest syv dage forud for repræsentantskabsmødet meddele hovedforeningens sekretær en oversigt over de udpegede repræsentanter.

Stk. 5 Repræsentantskabet vælger medlemmerne til foreningens forretningsudvalg.

§ 6. Hovedbestyrelsen
Stk. 1 Hovedbestyrelsen består af det af repræsentantskabet valgte forretningsudvalg, samt af et medlem fra hver afdelingsbestyrelse.

Stk. 2 Valg til hovedbestyrelsen gælder for en periode af to år, dog for medlemmer af afdelingsbestyrelserne og for suppleanter kun et år.

Stk. 3 Hovedformand, sekretær og et menigt medlem af de af repræsentantskabet valgte medlemmer af hovedbestyrelsen afgår i lige årstal, medens næstformand, hovedkasserer samt eventuelle andre menige medlemmer afgår i ulige årstal.

Stk. 4 Hovedbestyrelsen kan træffe afgørelse i alle anliggender, med mindre andet fremgår af vedtægterne eller er besluttet af repræsentantskabet.

Stk. 5 Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig når mere end halvdelen af dens medlemmer er til stede. Alle afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertaI, såfremt der ikke er bestemt andet i vedtægterne. I tilfælde af
stemmelighed, bortfalder forslaget.

Stk. 6 Formanden indkalder til hovedbestyrelsesmøder så ofte der er behov herfor Møde skal dog mindst afholdes hver anden måned.
Hovedbestyrelsesmøde skal endvidere afholdes, såfremt krav herom fremsættes af mindst to hovedbestyrelsesmedlemmer.
Indkaldelse til møde sker skriftligt ved udsendelse af dagsorden med mindst syv dages varsel. Undtagelser herfra kan dog sker, hvis der foreligger særlig omstændigheder, så fristen ikke kan overholdes. Der kan ikke træffes beslutninger om forhold der ikke er nævnt i dagsordenen, med mindre der er tale om uopsættelige forhold.

Stk. 7 Sekretæren udarbejder mødereferat indeholdende alle trufne beslutninger samt en gengivelse af den væsentligste del af bestyrelsens drøftelser og overvejelser.
Endvidere fører sekretæren en protokol over foreningens hæderstegn, udnævnelser af æresmedlemmer, tildeling af pokaler og lignende.

Stk. 8 Hovedbestyrelsen kan selv fastsætte en forretningsorden for sin virksomhed.
Et hovedbestyrelsesmedlem kan ikke deltage i afgørelsen af et spørgsmål, såfremt der foreligger omstændigheder, der gør det nærliggende at antage, at den pågældende har en særlig personlig interesse i spørgsmålets afgørelse.

Stk. 9 Hovedbestyrelsen kan nedsætte udvalg. I disse udvalg kan der også deltage andre end hovedbestyrelsesmedlemmer.
Hovedbestyrelsen kan nedsætte et aktivitetsudvalg, hvis opgave er at tage initiativer til aktiviteter til glæde for hele foreningen på tværs af afdelingerne, samt styre disse aktiviteter, herunder foretage fornøden koordination.

Stk. 10 Hovedbestyrelsen skal sikre, at foreningens medlemmer løbende holdes orienteret om sportslige og andre anliggender ved at holde hjemmesiden opdateret.

Stk. 11 Hovedbestyrelsen kan foranledige nye afdelinger oprettet. En ny afdeling skal hurtigst muligt etableres som selvstændig enhed ved en stiftende generalforsamling.

§ 7 Forretningsudvalget
Stk. 1 Forretningsudvalget består af fem - syv medlemmer valgt af repræsentantskabet. Formand, næstformand, kasserer og sekretær vælges direkte af repræsentantskabet, medens forretningsudvalget selv foretager konstituering og arbejdsfordeling i øvrigt

Stk. 2 Forretningsudvalget varetager foreningens daglige arbejde, herunder møders forberedelse og effektuering af vedtagelser.
Forretningsudvalget har ansvaret for at cafeteriet drives forsvarligt.

§ 8 Afdelingerne
Stk. 1 Afdelingerne er selvstændige enheder, men har pligt til at udarbejde sine vedtægter så disse er i overensstemmelse med hovedforeningens vedtægter. Afdelingernes vedtægter skal godkendes af hovedbestyrelsen.

Stk. 2 Afdelingerne har selvstændig økonomi, og aflægger selv regnskab samt udarbejder budget. Regnskabet skal ved anmodning udleveres til hovedforeningen til orientering.
Afdelingerne opkræver selv kontingent.
Afdelingerne har pligt til at betale kontingent til hovedforeningen efter de til enhver tid gældende bestemmelser.
Kontingent til hovedforeningen betales på grundlag af medlemstallet pr. 1. januar, med virkning for den efterfølgende kontingentbetaling.

Stk. 3 Viby IFs afdelinger er tilsluttet de respektive specialforbund under Danmarks Idræts-Forbund eller lignende hovedorganisationer.

Stk. 4 En afdelings klager, reklamationer eller lignende til Idrætssamvirket og Århus Kommune skal forelægges hovedbestyrelsen. Ansøgninger om tilladelse til lotteri, tombola og lignende skal forelægges hovedbestyrelsen til godkendelse forinden fremsendelse til offentlige myndigheder foretages. Henvendelser til det offentlige angående sportslige arrangementer og anliggender skal ikke forelægges hovedbestyrelsen..

Stk. 5 Afdelingerne skal løbende orientere hovedbestyrelsen om afdelingsbestyrelsens sammensætning samt om forhold, der har interesse for hovedforeningen og andre afdelinger.
Såfremt en afdeling har forhandlinger om - helt eller delvist - at blive sammensluttet med en anden forening, der udøver tilsvarende idrætsgren, skal afdelingen forelægge spørgsmålet for hovedbestyrelsen inden afdelingen træffer afgørelse herom. Beslutter hovedbestyrelsen at indkalde til ekstraordinært repræsentantskabsmøde om spørgsmålet, skal afdelingens beslutning afvente dette.

Stk. 6 Ved en afdelings ophør skal overskud efter afvikling af afdelingen tilfalde hovedforeningen.

Stk. 7 Afdelingernes klubdragter skal primært være hvid trøje og blå benklæder. Foreningen har et fælles bomærke.

§ 9 Repræsentantskabsmøde
Stk. 1 Det ordinære repræsentantskabsmøde afholdes i april eller maj med følgende dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Hovedbestyrelsens beretning
3. Aflæggelse af årsregnskab
4. Beretning fra afdelingerne
5. Behandling af indkomne forslag
6.Valg af forretningsudvalgsmedlemmer, suppleanter og revisorer
7. Eventuelt

Stk. 2 Indkaldelse til ordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst 3 ugers varsel til afdelingerne, samt ved bekendtgørelse overfor medlemmerne gennem dagblad, klubblad, via hjemmeside eller opslag.
Repræsentantskabsmødet er beslutningsdygtigt når behørig indkaldelse er foretaget.

Stk. 3 Forslag der ønskes behandlet skal foreligge skriftligt og være hovedformanden eller sekretæren i hænde senest 8 dage før repræsentantskabsmødet.
Forretningsudvalget tilsender senest fem dage før repræsentantskabsmødet de indkomne forslag til afdelingerne.

Stk. 4 Alle Viby IFs medlemmer har ret til at deltage i repræsentantskabsmødet med ret til at deltage i debatten, men uden stemmeret.
Stemmeberettigede er medlemmer af hovedbestyrelsen samt de af afdelingerne anmeldte repræsentanter. Stemme kan alene afgives ved personligt fremmøde.

Stk. 5 Alle anliggender afgøres ved simpelt stemmeflertal, med mindre andet følger af vedtægterne. Ved stemmelighed om forslag bortfalder dette, mens der ved valg foretages omvalg blandt de kandidater der har opnået samme stemmetal.

Stk. 6 Repræsentantskabsmødet ledes af en af mødet valgt dirigent. Dirigenten bør ikke være medlem af hovedbestyrelsen. Dirigenten afgør tvivlsspørgsmål, og kan beslutte at afstemning skal foretages skriftligt. Såfremt blot et repræsentantskabsmedlem kræver skriftlig afstemning, skal dette foretages.
Stk. 7 Valgbar til hovedbestyrelsens forretningsudvalg, som suppleant, revisor og revisorsuppleant er ethvert medlem af Viby Idrætsforening,

der er fyldt 16 år. Valg af en ikke tilstedeværende kan foretages, når der foreligger samtykke fra den pågældende.
Følgende valg skal foretages:
I lige årstal vælges hovedformand, sekretær og et menigt medlem af forretningsudvalget.
I ulige årstal vælges næstformand, kasserer og eventuelt en eller to menige medlemmer af forretningsudvalget.
Hvert år vælges to suppleanter til forretningsudvalget, to revisorer samt en revisorsuppleant.

Stk. 8 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes, når hovedbestyrelsen finder dette nødvendigt, eller såfremt en afdelingsbestyrelse kræver dette, med angivelse af begrundelse og emner der skal behandles. Repræsentantskabsmødet skal afholdes inden fire uger efter at krav herom er fremsat, og indkaldelse foretages med mindst 14 dages varsel. I øvrigt finder bestemmelserne i stk. 2 - 7 tilsvarende anvendelse.

Stk. 9 Sekretæren udarbejder referat af repræsentantskabsmødet, herunder beslutninger og valg.

§10. Ophør af medlemskab bestemt af Hovedforeningen eller de enkelte afdelinger
Stk. 1 Hvis et medlem skylder kontingent til en afdeling, og medlemmet på trods af påkrav herom ikke har betalt det skyldige beløb indenfor en fastsat frist, kan afdelingsbestyrelsen udelukke den pågældende som medlem af afdelingen, og optagelse på ny kan ikke finde sted før det skyldige beløb er betalt.
Optagelse i en anden afdeling kan heller ikke finde sted før restancen er betalt.

Stk. 2 En afdeling kan ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning hertil. Såfremt eksklusion foretages, skal dette indberettes til hovedbestyrelsen. En afdelingsbesluttet eksklusion har ikke virkning for de øvrige afdelinger eller hovedforeningen.

Stk. 3 Hovedbestyrelsen kan beslutte at ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning hertil. Hovedbestyrelsens beslutning kræver at mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer stemmer for.
Inden hovedbestyrelsen træffer sin afgørelse, skal den pågældende der påtænkes ekskluderet have haft mulighed for at fremføre sit forsvar. Såfremt hovedbestyrelsen beslutter at foretage eksklusion, kan den pågældende kræve, at spøgsmålet om eksklusion forelægges det førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde, eller et af hovedbestyrelsen indkaldt ekstraordinært repræsentantskabsmøde.
Krav herom skal fremsættes af medlemmet inden tre uger efter at hovedbestyrelsens beslutning om eksklusion er meddelt den pågældende. Meddelelsen skal indeholde oplysninger om begrundelsen for eksklusion, samt medlemmets rettigheder efter nærværende bestemmelse. Såfremt eksklusionen kræves forelagt repræsentantskabet, har dette opsættende virkning, således at medlemmet foreløbig bevarer sit medlemskab. Den pågældende har ret til at møde for repræsentantskabet for at forsvare sig, og skal underrettes om tidspunktet for mødet senest syv dage før dette afholdes.
Repræsentantskabets beslutning om eksklusion kræver vedtagelse med 2/3 flertal. Et medlem der er ekskluderet ved sådan beslutning, kan kun optages som nyt medlem ved en ny repræsentantskabsbeslutning, der ligeledes kræver 2/3 flertal for at være vedtaget.

Stk. 4 I stedet for eksklusion kan et medlem idømmes karantæne for en nærmere fastsat periode. Reglerne i stk. 3 finder tilsvarende anvendelse ved beslutning om karantæne.

Stk. 5 Såfremt en afdeling gør sig skyldig i grove brud på hovedforeningens eller egne vedtægter, eller på anden måde skader hovedforeningens eller en anden afdelings interesser og omdømme, kan repræsentantskabet ekskludere afdelingen. Beslutning herom kræver vedtagelse med 2/3 flertal.

§ 11 Tegningsret og hæftelse
Stk. 1 Viby IFs medlemmer og bestyrelse hæfter ikke for foreningens forpligtelser. Foreningen hæfter med sin egen formue.

Stk. 2 Viby IF tegnes af formanden for hovedbestyrelsen.
Ved økonomiske dispositioner kræves dog accept af både formanden, kassereren samt to andre medlemmer af forretningsudvalget.
Såfremt den økonomiske disposition vedrører køb, salg eller pantsætning af fast ejendom, bygninger eller
løsøre, tegnes foreningen af otte medlemmer af hovedbestyrelsen.

Stk. 3 Hovedbestyrelsen kan meddele kassereren fuldmagt til at disponere over foreningens indestående i pengeinstitut.

§ 12 Regnskab og revision
Stk. 1 Foreningens regnskabsår er 1. april - 31. marts.

Stk. 2 Hovedbestyrelsen fastsætter for et år ad gangen det kontingent afdelingerne skal betale pr. medlem.

Stk. 3 Foreningens midler skal bortset fra mindre beløb til foreståelse af den daglige drift, på betryggende måde være placeret i pengeinstitut eller på girokonto.
Værdipapirer skal være noteret i foreningens navn, og placering af midler i værdipapirer må alene foretages i statsobligationer eller lignende.

Stk. 4 Årsregnskabet skal give et retvisende billede af foreningens økonomi, og skal indeholde driftsregnskab og status.
Regnskabet skal godkendes af hovedbestyrelsen inden forelæggelsen for repræsentantskabet.

Stk. 5 Regnskabet revideres af to af repræsentantskabet valgte personer, der ikke behøver være revisorer af profession. Valget sker for et år. Revisorerne skal godkende regnskabet, og såfremt dette ikke sker, påtegne regnskabet med en begrundet redegørelse for hvorfor godkendelse ikke kan ske.

§ 13 Ændringer i vedtægterne
Stk. 1 Forandringer i vedtægterne kan ske på ethvert repræsentantskabsmøde når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Stk. 2 Fortolkning af vedtægterne afgøres af hovedbestyrelsen, hvis afgørelse kan kræves forelagt det kommende repræsentantskabsmøde.

§14 Foreningens opløsning
Stk. 1 Foreningen kan kun opløses, hvis det vedtages af to på hinanden følgende repræsentantskabsmøder med mindst 3/4 flertal begge gange. Der skal være mindst 14 dage mellem første og andet repræsentantskabsmøde.

Stk. 2 Såfremt opløsning herefter lovligt er besluttet, bestemmer repræsentantskabet, hvorledes foreningens nettoformue fordeles, hvilket skal være til idrætslige formål. Beslutning herom træffes ved simpelt stemmeflertal.

Således vedtaget på ordinær generalforsamling den 25. april 1991 og ekstraordinær generalforsamling den 14. maj 1991

Disse vedtægter har virkning straks fra vedtagelse.